- Simplifiez l’organisation de votre congrès scientifique
- Favorisez les échanges entre organisateurs, auteurs, lecteurs et présidents de sessions
- Réceptionnez, évaluez les communications des auteurs
- Programmez les sessions et éditez les actes du congrès
- Facilitez les inscriptions des participants
Accélérateur de Congrès est un logiciel en ligne permettant de simplifier et d’optimiser l’organisation de votre congrès, colloque ou évènement scientifique, quelle que soit sa taille. Il supprime les tâches répétitives liées à l’administration de votre évènement et facilite les échanges entre les différents acteurs.
Entièrement personnalisable, Accélérateur de Congrès sait prendre en compte les usages en vigueur dans votre discipline, comme par exemple : des cycles de relecture complexes, des modalités spécifiques d’échange entre auteurs et relecteur ou encore des interfaces auteurs et relecteurs en langue anglaise.
Utilisé à chaque nouvelle édition de votre colloque, Accélérateur de Congrès donnera à votre communauté l’élan et la visibilité nécessaires à son développement international.
A qui s’adresse Accélérateur de Congrès ?
Accélérateur de Congrès s’adresse aux organisateurs de colloques et de congrès scientifiques :
– n’ayant que peu de temps à consacrer à l’organisation de l’événement dont ils ont la responsabilité et à l’encadrement des échanges entres les différents acteurs qui y prennent part
– souhaitant bénéficier d’une prestation de secrétariat scientifique et d’une assistance dans la définition du circuit de validation des communications
– ayant besoin d’un outil logiciel adapté à la complexité et aux spécificités du cycle de relecture scientifique devant être mis en place
Fonctionnalités
Paramétrage personnalisé
La flexibilité d’ Accélérateur de Congrès et la solide expertise de l’équipe Webistem en matière d’organisation d’événements scientifiques vous permettent de prendre en compte les spécificités scientifiques et administratives de votre colloque.
- Soumission : date limite de dépôt en ligne, longueur minimum et maximum des résumés & articles, mots-clefs obligatoires ou facultatifs, tableaux et images dans les articles autorisés ou non-acceptés etc.
- Cycle de relecture : nombre de relecteurs par soumission, délai donné aux relecteurs, date de relance pour les rapports manquants, nombre maximum de soumissions par relecteur, etc.
- Édition des actes : définition des marges des documents, taille maximale des articles, format des documents acceptés, ajout d’en-têtes automatique etc.
Soumission des communications
Accélérateur de Congrès permet l’inscription des auteurs et l’enregistrement de leurs méta-données, la collecte de leurs communications (résumés, articles complets, posters) et le contrôle automatique de la mise en page à réception des communications.
Relecture et évaluation des communications
Accélérateur de Congrès offre la possibilité de désigner un ou plusieurs relecteurs par session et de gérer plusieurs cycles de relecture. Tous les relecteurs et présidents de thématique bénéficient chacun d’un accès sécurisé à leur interface où tous les critères d’évaluation des communications (notes, commentaires etc.) et les possibilités d’échanges avec les auteurs sont personnalisables.
Gestion des relations entre les acteurs
Accélérateur de Congrès rend possible un échange aisé et entièrement paramétrable entre organisateurs, auteurs, relecteurs et présidents de sessions.
- Envoi de courriels de relance aux relecteurs et/ou aux présidents de thématique,
- Notifications sur l’avancement de l’organisation : attribution des soumissions aux relecteurs, téléchargement du document final, résultats de la relecture etc.
Programmation des sessions
La plate-forme prévoit la programmation automatique des sessions et une mise à jour dynamique du programme. En cas de modifications manuelles de la programmation, une vérification de la cohérence est effectuée.
Édition des actes
L’édition du livre des résumés et du livre des actes prend en compte vos contraintes typographiques et vos souhaits quant à l’organisation du contenu. Il est alors très simple de réaliser une version électronique du livre des actes avec moteur de recherche intégré, destinée à une diffusion sur site Web, CD-ROM ou clef USB.
Inscription des participants
La plateforme s’accompagne d’un module de collecte des inscriptions des participants et de gestion du paiement en ligne des frais afférents. L’application prévoit le décompte automatique du nombre d’inscrits et la définition de quotas par session. Les codes de réduction et les souhaits d’hébergement sont également pris en compte. Enfin, Accélérateur de Congrès permet l’édition des factures, des fiches navettes, des badges et des attestations de présence.
Références
«Accélérateur de Congrès est indispensable pour l’organisation des Journées Scientifiques URSI-France et notamment pendant l’appel à communication, la relecture et l’édition des actes. Nous pouvons paramétrer le logiciel en fonction de nos besoins, ce qui est essentiel. L’ergonomie, l’autonomie d’utilisation et le rapport qualité-prix sont tout à fait satisfaisants. L’accompagnement de Webistem est indispensable et réel. Nous recommanderons cet outil sans hésitation à d’autres organisateurs de congrès.»
Secrétaire général de l’URSI-France
Autres prestations liées à Accélérateur de Congrès
L’équipe Webistem est disponible pour vous fournir tout un ensemble de prestations liées à l’organisation d’un événement ou congrès scientifique :
- Construction du site Internet de la conférence ;
- Prestation de secrétariat scientifique, Webistem jouant un rôle d’interface entre l’outil Accélérateur de Congrès et le Comité scientifique ;
- Conseil et expertise sur tous les choix logistiques et de communication (communications presse notamment) ;
- Participation partielle ou totale à l’organisation logistique du colloque : édition des badges, accueil des participants, réservation des salles et prise en charge des relations avec la régie du lieu de l’événement, mise en place d’une signalétique, coordination de l’ensemble des fournisseurs du congrès, accueil des congressistes etc. ;
- Recherche de sponsors et d’exposants ;
- Réalisation d’un réseau communautaire des participants ;
- Mise en relation avec les bases de données scientifiques internationales via notre partenaire EDP Sciences ;
- Suivi comptable et financier complet : mise en place du paiement en ligne, encaissement des participations sur un compte bancaire dédié, édition des factures, relance des impayés, paiement éventuel des fournisseurs, création au fur et à mesure d’un bilan comptable détaillé consultable à tout moment, virement du reliquat dans les deux mois suivant le congrès ;
- Élaboration d’archives audio navigables à partir des communications, ceci constituant une modalité innovante de valorisation et de diffusion des connaissances produites durant le colloque.