AC – BANDO

Simplifiez l’organisation de votre congrès scientifique
Favorisez les échanges entre organisateurs, auteurs, lecteurs et présidents de sessions
Réceptionnez et évaluez les communications des auteurs
Programmez les sessions et éditez les actes du congrès
Facilitez les inscriptions des participants

 

 

 

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À qui s’adresse Accélérateur de Congrès ?

Accélérateur de Congrès s’adresse aux organisateurs de colloques et de congrès scientifiques :

- n’ayant que peu de temps à consacrer à l’organisation de l’événement dont ils ont la responsabilité et à l’encadrement des échanges entres les différents acteurs qui y prennent part

- souhaitant bénéficier d’une prestation de secrétariat scientifique et d’une assistance dans la définition du circuit de validation des communications

- ayant besoin d’un outil logiciel adapté à la complexité et aux spécificités du cycle de relecture scientifique devant être mis en place

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Fonctionnalités

Paramétrage personnalisé

 

La flexibilité d’ Accélérateur de Congrès et la solide expertise de l’équipe Webistem en matière d’organisation d’événements scientifiques vous permettent de prendre en compte les spécificités scientifiques et administratives de votre colloque.
  • Soumission : date limite de dépôt en ligne, longueur minimum et maximum des résumés & articles, mots-clefs obligatoires ou facultatifs, tableaux et images dans les articles autorisés ou non-acceptés etc.
  • Cycle de relecture : nombre de relecteurs par soumission, délai donné aux relecteurs, date de relance pour les rapports manquants, nombre maximum de soumissions par relecteur, etc.
  • Édition des actes : définition des marges des documents, taille maximale des articles, format des documents acceptés, ajout d’en-têtes automatique etc.
Soumission des communications
Accélérateur de Congrès permet l’inscription des auteurs et l’enregistrement de leurs méta-données, la collecte de leurs communications (résumés, articles complets, posters) et le contrôle automatique de la mise en page à réception des communications.
Relecture et évaluation des communications

Accélérateur de Congrès offre la possibilité de désigner un ou plusieurs relecteurs par session et de gérer plusieurs cycles de relecture. Tous les relecteurs et présidents de thématique bénéficient chacun d’un accès sécurisé à leur interface où tous les critères d’évaluation des communications (notes, commentaires etc.) et les possibilités d’échanges avec les auteurs sont personnalisables.

Gestion des relations entre les acteurs
Accélérateur de Congrès rend possible un échange aisé et entièrement paramétrable entre organisateurs, auteurs, relecteurs et présidents de sessions.

  • Envoi de courriels de relance aux relecteurs et/ou aux présidents de thématique,
  • Notifications sur l’avancement de l’organisation : attribution des soumissions aux relecteurs, téléchargement du document final, résultats de la relecture etc.
Programmation des sessions

La plate-forme prévoit la programmation automatique des sessions et une mise à jour dynamique du programme. En cas de modifications manuelles de la programmation, une vérification de la cohérence est effectuée.

Édition des actes
L’édition du livre des résumés et du livre des actes prend en compte vos contraintes typographiques et vos souhaits quant à l’organisation du contenu. Il est alors très simple de réaliser une version électronique du livre des actes avec moteur de recherche intégré, destinée à une diffusion sur site Web, CD-ROM ou clef USB.
Inscription des participants
La plateforme s’accompagne d’un module de collecte des inscriptions des participants et de gestion du paiement en ligne des frais afférents. L’application prévoit le décompte automatique du nombre d’inscrits et la définition de quotas par session. Les codes de réduction et les souhaits d’hébergement sont également pris en compte. Enfin, Accélérateur de Congrès permet l’édition des factures, des fiches navettes, des badges et des attestations de présence.
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Diaporama

Références

«Accélérateur de Congrès est indispensable pour l’organisation des Journées Scientifiques URSI-France et notamment pendant l’appel à communication, la relecture et l’édition des actes. Nous pouvons paramétrer le logiciel en fonction de nos besoins, ce qui est essentiel. L’ergonomie, l’autonomie d’utilisation et le rapport qualité-prix sont tout à fait satisfaisants. L’accompagnement de Webistem est indispensable et réel. Nous recommanderons cet outil sans hésitation à d’autres organisateurs de congrès.»

Secrétaire général de l’URSI-France

 

«Since 2004, the German Acoustical Society DEGA uses Conference Accelerator as global platform for its annual conference. This includes the registration of > 1.000 participants, the submission of ~ 500 scientific papers and manuscripts, and also the creation of the time table, the abstract book and the proceedings. Webistem provides an excellent service, since their experts have a great experience in coping with big conferences. In particular, Webistem is very helpful if new individual features should be installed, and problems are solved very quickly. Last but not least, Conference Accelerator is offered for a fair price.»

Martin Klemenz, General Secretary of DEGA

 

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